Twoja firma przetwarza dane wrażliwe, w tym dane osobowe? Jesteś więc zobowiązany do ich odpowiedniego niszczenia, gdy stracą ważność lub minie czas prawnie przewidziany na ich przechowywanie. Dowiedz się, czy i kiedy możesz utylizować je samodzielnie.
Niszczenie dokumentów — jakie są wymagania?
Obowiązujące prawo jasno wskazuje, że niszczenie dokumentów jest wymogiem, a nie opcją. Dotyczy to zarówno dokumentów zawierających dane chronione, jak i faktur, na których widnieją dane i kwoty. Oznacza to, że nie wystarczy ich podrzeć i wyrzucić do śmieci. Utylizacja dokumentów to proces znacznie bardziej rozbudowany.
Dokumenty muszą być zniszczone tak, aby niemożliwym stało się ich odtworzenie. Można więc przyjąć, że biurowa niszczarka wystarczy. Istotnie część dokumentów można niszczyć przy jej użyciu. Nie rozwiązuje to jednak kwestii ich ochrony. Zniszczone w ten sposób dokumenty, które trafią na śmietnik, wpaść mogą w niepowołane ręce, a ich odtworzenie choć czasochłonne, nadal jest możliwe.
Jeśli zastanawiasz się, jak utylizować dokumenty zgodnie z prawem, musisz także pamiętać o jeszcze jednej zasadzie — niszczenie dokumentów musi podlegać wnikliwej dokumentacji.
Jakie koszty i ryzyko niesie za sobą samodzielne niszczenie dokumentów
Nie jest to kwestią straszenia — jeśli decydujesz się na samodzielne działanie, musisz wiedzieć, z czym się to wiąże, oraz jakie konsekwencje mogą pojawić się w momencie, gdy utylizacja dokumentów nie przebiegnie zgodnie z obowiązującym prawem.
Po pierwsze — koszty. Do niszczenia dokumentów konieczny jest zakup i utrzymanie specjalistycznego sprzętu, a więc takiego, jak niszczarki spełniające normę DIN 66399. Czy jest to drogi sprzęt? Niestety biorąc pod uwagę częstą eksploatację i wymóg regularnej konserwacji, koszty mogą być znaczne. Już w tym miejscu warto więc zaznaczyć, abyś pamiętał, że utylizacja dokumentów w Opolu może być oddana także w ręce profesjonalnej firmy.
Proces ten wymaga także zaangażowania pracowników, którzy muszą wiedzieć, jak niszczyć dokumenty, a także segregować i utylizować ich odpady. Generuje to koszty czasu pracy i może odciągać pracowników od innych obowiązków.
Największe ryzyko polega przede wszystkim na braku gwarancji całkowitego i nieodwracalnego zniszczenia danych. Może to doprowadzić do wycieku danych, a w dalszej kolejności do konsekwencji prawnych, w tym do grzywny, kary ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 2.
Samodzielna utylizacja dokumentów czy pomoc fachowców?
Znasz już zasady i ewentualne konsekwencje, jeśli więc zastanawiasz się, czy nie lepiej jest skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość. Niszczenie dokumentów w Opolu może być przeprowadzone przez wyspecjalizowane w tym zakresie firmy.
Choć samodzielne działanie wydaje się kuszące, wiąże się z wieloma wyzwaniami. Z kolei skorzystanie z usług firmy dysponującej przeszkolonym personelem i odpowiednim sprzętem, gwarantuje postępowanie zgodne z RODO, pełne bezpieczeństwo, oszczędność czasu i uzyskanie certyfikatu potwierdzającego proces niszczenia.
