W każdej dużej firmie przychodzi moment, kiedy dokumenty zaczynają mnożyć się w zastraszającym tempie. Znalezienie konkretnej faktury zajmuje mnóstwo czasu, a pracownicy gubią się w stosach dokumentów. Bez przemyślanego systemu archiwizacji taki bałagan potrafi skutecznie spowolnić działanie całej firmy. Nie trać czasu na gaszenie pożarów – zbuduj system archiwizacji dokumentów, który po prostu działa i odciąża firmę, zamiast dokładać obowiązków. Sprawdź, jak to zrobić.
RODO a zarządzanie dokumentacją firmową
Odkąd weszło w życie RODO, zmieniło się podejście do ochrony danych osobowych. Dane klientów, pracowników czy partnerów biznesowych muszą być solidnie chronione.
Zanim więc przystąpisz do porządkowania dokumentacji, zadaj sobie kilka pytań:
- Czy obecny sposób zarządzania dokumentacją firmową naprawdę działa?
- Czy możesz z czystym sumieniem powiedzieć, że dane klientów są bezpieczne?
- I czy wszystko, co robisz w tym obszarze, jest zgodne z przepisami RODO i normami ISO?
Do akt osobowych dostęp powinny mieć wyłącznie uprawnione osoby. Niezbędnymi zabezpieczeniami są szafy na zamek czy ograniczenia dostępu do plików. Wiele firm nie chce lub nie może pozwolić sobie na samodzielną archiwizację dokumentów. By poznać szczegóły tego procesu, zapoznaj się z ofertą Rhenus Office Systems Polska: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Markę tworzy prężnie działający na terenie całej Polski zespół specjalistów.
Jak zaplanować system archiwizacji dokumentów?
Archiwizacja to strategia, która wpływa na efektywność pracy, bezpieczeństwo firmy i spokój osób nią zarządzających. Jak o nią zadbać?
Zrób audyt obecnej sytuacji
Zbierz informacje o posiadanych dokumentach i ich formie (papierowej czy elektronicznej). Ustal, kto ma do nich dostęp, gdzie są przechowywane i czy są odpowiednio zabezpieczone.
Podziel dokumenty na kategorie
Umowy, akta osobowe, faktury, dane medyczne, raporty BHP – każdy z tych typów dokumentów wymaga innego okresu przechowywania.
Zaplanuj dostęp i bezpieczeństwo
Nie każda osoba w firmie musi mieć dostęp do wszystkich dokumentów. Określenie uprawnień, wprowadzenie ewidencji wypożyczeń czy zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń (również cyfrowych) – to wszystko ma ogromne znaczenie, zwłaszcza w kontekście ochrony danych.
Przygotuj procedury i przeszkol zespół
Nawet najlepszy system archiwizacji dokumentów zawiedzie, jeśli nie będzie stosowany przez wszystkich. Zadbaj o spójne procedury i jasną komunikację. Czasem zwykła tablica informacyjna nad regałem z dokumentami wystarczy, aby pracownicy nie popełniali oczywistych błędów. Innym razem potrzebne będą szkolenia lub wsparcie specjalistów z zewnątrz. Rhenus Office Systems Polska oferuje usługi w zakresie archiwizacji akt i dokumentów firmowych, ich digitalizacji, a także niszczenia i utylizacji.
Zastanów się, co zrobić z dokumentami „nie na teraz”
Wiele dokumentów zgodnie z prawem musisz przechowywać przez kilka, a nawet kilkadziesiąt lat, a na co dzień ich nie potrzebujesz. Aby nie zajmowały miejsca w Twoim biurze weź pod uwagę ich przekazanie do archiwum zewnętrznego Rhenus Office Systems Polska, gdzie będą bezpieczne. Zobacz, jak przebiega transport dokumentów do archiwum zewnętrznego: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/bezpieczny-transport-archiwow/. Procedura jest tak bezpieczna, że o nic nie musisz się obawiać.
Zarządzanie dokumentacją firmową bez stresu? Skorzystaj z usług specjalistów!
Chcesz zyskać pewność, że Twoja dokumentacja firmowa jest bezpieczna? Rhenus Office Systems Poland kompleksowo wspiera firmy w zarządzaniu dokumentacją papierową i elektroniczną. Segreguje, kategoryzuje, zabezpiecza i organizuje, aby każdy dokument miał swoje miejsce, a kontrola była tylko formalnością. Dzięki tej usłudze możesz zająć się tym, co naprawdę napędza Twój biznes.
