Podstawowym błędem w zakresie przechowywania dokumentów jest źle zorganizowane archiwum. To właśnie dlatego zajmują one tak dużo miejsca, trudno je odnaleźć i często zalegają na półkach jeszcze długo po upływie terminu przedawnienia. Na szczęście istnieją proste sposoby na organizację archiwum firmowego. Poznaj je wszystkie!
Podział dokumentów
Zaczynamy od podstaw, czyli prawidłowego podziału dokumentu. Niestety, nie ma jednego klucza, na podstawie którego można by je klasyfikować. Wiele zależy od rodzaju akt, jakie przechowujesz w firmie. Najlepiej podzielić je działami, jednak w przypadku niewielkich przedsiębiorstw lepszym kluczem mogą okazać się terminy przechowywania. Upewnij się, że wszystkie dokumenty zostały prawidłowa sklasyfikowane.
Etykietowanie
Gdy przygotujesz już akta do archiwizacji, włóż je do teczek, które następnie opiszesz. Absolutne minimum to:
- dział, z którego pochodzą dokumenty,
- rodzaj akt,
- termin archiwizacji.
W przypadku obszernych teczek warto też dodać spis treści. Dzięki temu w razie potrzeby łatwiej będzie odnaleźć dokumenty. Następnie, gdy teczki są już prawidłowo opisane, można przejść do układania ich na półkach.
Lokalizacja poszczególnych rodzajów dokumentów
Archiwizacja dokumentów musi uwzględniać specyficzne potrzeby, wynikające na przykład z RODO. Zatem nie wystarczy ustawić wszystkich teczek na półkach. W ten sposób osoby niepowołane mogą uzyskać do nich dostęp, co grozi wyciekiem danych. W archiwum powinny znajdować się zamykane na klucz szafki, w których można będzie umieścić dokumenty zawierające informacje niejawne. Jeśli nie potrafisz odnaleźć się w ich gąszczu, na każdej szafce warto przykleić etykietę z opisem.
Jedno archiwum zamiast kilku
W niektórych firmach dokumenty przechowywane są w pokojach, a ze względu na ograniczony metraż, poszczególne akta ułożone są w odrębnych pomieszczeniach. Jednak ze względów praktycznych lepiej prowadzić jedno archiwum, zamiast kilku. W ten sposób zdecydowanie łatwiej się pogubić, a odnajdywanie dokumentów nierzadko zajmuje kilkadziesiąt minut. Jeśli nie masz do dyspozycji dużego pomieszczenia, w którym można by zorganizować miejsce do przechowywania, postaw na archiwum zewnętrzne.
Regularne przeglądy
Co jeszcze pomoże Ci utrzymać porządek w archiwum? Regularne przeglądy! Warto robić je nie raz w roku, a przynajmniej raz w miesiącu. Wszystko dlatego, że niektóre dokumenty przedawniają się w trakcie trwania roku kalendarzowego, zatem należy zniszczyć je natychmiast. Dzięki regularnemu kontrolowaniu zasobów archiwalnych łatwiej będzie Ci znaleźć miejsce na nowe dokumentów, które przecież na bieżąco przybywają do firmy. Alternatywnym rozwiązaniem jest digitalizacja danych, dzięki której pozbywasz się dokumentów w formie papierowej. Warto rozważyć ją zwłaszcza przy dużych zasobach archiwalnych, nad którymi trudno Ci sprawować kontrolę. W ten sposób zyskasz więcej miejsca i w razie potrzeby, szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów.
