Firmy z roku na rok gromadzą coraz więcej dokumentów. Mają przy tym liczne obowiązki nie tylko w zakresie przechowywania, ale również prawidłowego niszczenia. Z pomocą przychodzi im outsourcing usług w tym zakresie. Sprawdź, w jaki sposób pomaga on zoptymalizować proces pracy z dokumentami.
Jak firma zewnętrzna może pomóc w przechowywaniu dokumentów?
Dokumenty przechowujemy obecnie zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Choć ogólne zasady archiwizacji są takie same, trzeba zapewnić im bezpieczeństwo w zupełnie inny sposób. Archiwizacja akt, o której więcej przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/, musi być prowadzona rzetelnie, terminowo i skrupulatnie. Firma outsourcingowa dba o to, aby dokumenty:
- pozostały w stanie nienaruszonym do terminu zapadalności,
- były przechowywane w odpowiednich warunkach,
- nie były dostępne dla osób trzecich,
- w każdym momencie były dostępne dla administratora danych.
W przypadku dokumentacji elektronicznej specjaliści skupiają się na zabezpieczeniach, które obejmują m.in. hasłowanie oraz szyfrowanie.
Dlaczego warto korzystać z usługi niszczenia dokumentów?
Niszczenie danych kończy cykl życia dokumentu. Problem w tym, że muszą one zostać zutylizowane w taki sposób, aby nie można ich było odtworzyć. Już ten obowiązek nakazuje szukanie efektywnych rozwiązań, które są w stanie dostarczyć wyłącznie specjaliści. Niszczenie dokumentów to usługa, z której szczegółową specyfikacją zapoznasz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. W skrócie można powiedzieć, że dla każdego rodzaju danych należy dobrać odpowiednią metodę niszczenia, zgodnie z normą ISO/IEC 21964. Ponadto należy przestrzegać przepisów wynikających z RODO – w przypadku danych osobowych.
Optymalizacja procesu przechowywania i niszczenia dokumentów
Dlaczego usługi outsourcingowe w zakresie przechowywania i niszczenia dokumentów to rozwiązanie dla Ciebie? Dzięki nim:
- masz pewność, że nie dojdzie do wycieku danych,
- możesz skupić się na innych, ważnych obowiązkach,
- zyskujesz więcej miejsca w pomieszczeniach i na dyskach,
- masz dostęp do dokumentów w dowolnym momencie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.
Outsourcing wiąże się z oszczędnościami na wielu polach. Zyskujesz czas, miejsce, a tym samym pieniądze. Z drugiej strony, wywiązujesz się ze wszystkich żmudnych obowiązków, jakie nakłada na Ciebie ustawodawca w zakresie przechowywania i niszczenia danych. Zatem outsourcing to rozwiązanie dla każdej firmy, bez względu na profil i skalę działalności.
