Shadow IT pojawia się w firmach, gdy pracownicy korzystają z prywatnej poczty, nieautoryzowanych aplikacji, usług chmurowych lub narzędzi analitycznych. Najczęściej dzieje się tak wtedy, gdy oficjalne narzędzia nie nadążają za potrzebami poszczególnych zespołów. W środowisku BI to szczególnie duże ryzyko, bo może wpływać na bezpieczeństwo danych.
Ograniczenie Shadow IT nie powinno polegać wyłącznie na blokowaniu narzędzi. Skuteczniejsze jest stworzenie środowiska dopasowanego do potrzeb użytkowników, które zapewnia łatwy dostęp do potrzebnych informacji, a zarazem jest zgodne z zasadami bezpieczeństwa i zarządzania danymi. Sprawdź, jak można kontrolować nieautoryzowany przepływ danych.
Czym jest Shadow IT i dlaczego stanowi zagrożenie dla danych w firmie?
Shadow IT oznacza korzystanie z systemów i usług, które nie zostały oficjalnie zatwierdzone przez organizację. Mogą to być prywatne dyski w chmurze, własne arkusze, poczty elektroniczne, dodatkowe bazy danych czy aplikacje do raportowania. Największe zagrożenie pojawia się wtedy, gdy firma nie wie, gdzie znajdują się dane, kto ma do nich dostęp i jak są wykorzystywane.
Shadow IT może prowadzić m.in. do:
- powielania danych i tworzenia ich różnych wersji,
- korzystania z nieaktualnych raportów,
- udostępniania informacji bez odpowiednich uprawnień,
- wycieku danych,
- problemów z egzekwowaniem zasad bezpieczeństwa.
Odpowiednio zaprojektowane Business Intelligence dla firm pomaga ograniczyć potrzebę korzystania z niekontrolowanych rozwiązań, które zwiększają ryzyko wycieku danych.
Jak ograniczyć nieautoryzowany przepływ danych w środowisku BI?
Jeżeli oficjalne narzędzia są zbyt skomplikowane lub nie odpowiadają potrzebom pracowników, rośnie ryzyko szukania rozwiązań poza firmowym środowiskiem.
Dlatego warto przede wszystkim:
- zinwentaryzować używane systemy, arkusze i raporty,
- określić właścicieli danych oraz poziomy uprawnień,
- ujednolicić definicje KPI i źródła raportowania,
- monitorować dostęp i regularnie przeglądać uprawnienia,
- szkolić pracowników w zakresie bezpiecznej pracy z danymi.
Dlatego w BI ważne jest stworzenie jednego uzgodnionego źródła danych oraz spójnych definicji biznesowych. Qbico wspiera firmy w porządkowaniu środowisk analitycznych i wdrażaniu rozwiązań, które pomagają zwiększyć kontrolę nad dostępem do informacji.
Dobrze zaprojektowane środowisko BI pomaga zwiększyć bezpieczeństwo danych i umożliwia pracownikom korzystanie z wiarygodnych raportów bez tworzenia własnych, nieautoryzowanych obejść.
